Referat fra årsmøtet 2011

Dato: 23.04. 2011 – kl 1600 – 1645
Tilstede: 24 personer fra 15 hytter
Sted: fellesplassen
Møteleder: Svein Håkon
Referent: Svein Håkon
Møteleder ønsket velkommen til årets møte.

Sak 1 – Innkalling og dagsorden:
Innkallingen og referat fra forrige møte ble delt ut ved møtets start.
Leder beklaget at møteinnkallingen ikke var – som avtalt i forrige møte – også sendt ut pr. e – post i tillegg til utleggingen på bloggen. Årsak: tap av gruppens e –postadresser.
Arne oversender den informasjonen som han har – denne er imidlertid kun à jour pr 2006.
Nytilkomne og personer som har endret sin e – postadresse sender opplysninger om dette til Svein Håkon: shoyvik@stavanger.kommune.no.
For øvrig: innkalling og dagsorden – OK, men spørsmål om det ble åpnet opp for ”Eventuelt” selv om dette ikke stod på sakslisten. Det ble det.

Sak 2 – referat fra forrige møte:
Det var ikke behov for punktvis gjennomgang av referatet. Referatet ble godkjent.
Leder tok samtidig opp krav til eventuelle formaliteter pågrunn av at foreningens var registrert i Brønnøysundregisteret. Det var ikke behov for å sende inn referater, men referatene skulle oppevares som dokumentasjon. Det var heller ikke krav om å sende inn revisorgodkjente regnskap. Det må imidlertid meldes ifra om at Svein Håkon har overtatt ledervervet etter Arne. Svein Håkon følger opp dette.

Sak 3 – økonomi:
Bjørg redegjorde for status – beholdning ca kr 13000. Mangler opplysninger fra Rolf Magne og Roger vedr. deres tilgodehavende. Roger følger opp dette. Bjørg anmodet om at andre som måtte ha krav kom med disse så snart som mulig.
Vedtak: avventer utsendelse om krav om årskontingent (kr 300,00) til vi har full oversikt over beholdningen.

Sak 4 – utflukt langfredag:
Koselig tur i godt vær med bra deltagelse – 21 personer.
Dette var andre året, så nå kan vi anse langfredagsutflukten som en tradisjon.
Oppstart fra parkeringsplassen kl 1100.

Sak 5 - sommerfest:
Lørdag 11.06. kl 1800 var det enstemmighet om. Festkomiteen som ved forrige års tilstelning.
Deltageravgift: kr 200,00 pr hytte.
Bjørg sender ut kontonr. for innbetaling. Påmelding til Bjørg.
Sak 6 – diverse fra grunneier:
· Lys i hyttene – enighet om at vi bør tilstrebe å ha lyset av når vi ikke var i hyttene.
· Flaggreglene – diskusjon om verandaflagg på hytter var omfattet av flaggreglene. Sjekkes opp, men vi prøver å følge de ”ordinære” flaggreglene.
Vimpler omfattes ikke av disse reglene.
· Motorisert ferdsel. Bør begrenses til helt nødvendig nyttekjøring. For øvrig gjelder lov om motorisert ferdsel i utmark.
· Scooteroppkjøring av skispor. Foreningen tar dette opp med grunneier. Det vil være aktuelt for to tidspunkt: vinterferie og Påske.

Sak 7 – Saker fra medlemmene:
Skal vi lage statutter el.l. for foreningen. Temaet ble drøftet. Det var en viss vilje til dette, men konklusjonen blir at vi avventer. Dersom det kommer opp spesielle forhold/tema, tas dette opp med styret som vurderer videre oppfølging.
Vi må forholde oss til regulæringsbestemmelsene for området, generelle regler for Suldal kommune og for foreningens regler.

Sak 8 – valg:
Ingen forslag til endringer av styret. Enstemmig gjenvalg.

Sak 9 – eventuelt:
Rydding av sti. Spørsmål om vi skulle leie hjelp til rydding av skogsveiene som gror godt til. Dugnadsoppfordringen fungerte ikke godt nok i fjor, til tross for e – postpåminnelse. Konklusjon: vi gjør i første omgang et nytt forsøk i år. Ryddekomiteen avtaler med grunneier, foreslår dugnadstidspunkt og foretar innkalling.
Ved eventuell innleie, bør vi se på årskontigentens størrelse.